Har du et udpræget servicegen og kan du tage imod vores klienter med et smil? Kan du samtidig fordybe dig i en opgave, hvor nøjagtighed, processer og regler skal være på plads? Så er du måske vores nye receptionist hos HaugaardBraad. Hos os er god service og struktur ikke modsætninger – de er to sider af samme sag.
Jobbet
Jobbet består af to dele. Den ene er reception og koordinering: Du er den første klienterne møder, når de træder ind ad døren og den, der får hverdagen til at hænge sammen på tværs af huset. Samtidig er du en vigtig del af det team, der sikrer, at vi har styr på de oplysninger, loven kræver, at vi indhenter om vores klienter, før en sag kan gå i gang.
I receptionen kommer du blandt andet til at:
- Tage imod gæster og samarbejdspartnere og sørge for, at de føler sig godt modtaget fra første sekund – både telefonisk og fysisk
- Klargøre møder og sikre, at alt det praktiske er på plads, før møderne går i gang
- Tage hånd om de ad hoc-opgaver, der opstår i løbet af dagen, og som ellers risikerer at falde mellem to stole
Den anden del af jobbet handler om klientoplysninger og KYC
Her får du ansvar for at holde styr på, hvem vores klienter er, og sikre, at vi har de rigtige oplysninger på plads, inden en sag går i gang. Det handler blandt andet om at:
- Indhente og dokumentere de klientoplysninger, som hvidvaskloven kræver (KYC – Know Your Customer)
- Holde dokumentationen opdateret, korrekt og systematisk arkiveret, så den er på plads, hvis vi får et tilsyn
- Følge op på sager, hvor der mangler oplysninger, og holde styr på frister og deadlines
- Sikre, at vores interne processer og retningslinjer bliver fulgt, og at intet falder mellem to stole
Det, der gør jobbet interessant, er også det, der gør det svært at besætte: Vi skal bruge to sider af samme person, det strukturerede og det udadvendte.
Du behøver ikke have erfaring fra advokatverdenen. Vi lægger større vægt på, at du har en god forståelse for struktur og processer, arbejder grundigt og går til både mennesker og opgaver med et smil. Juraen skal vi nok lære dig.
Vi leder efter dig, der
- Har erfaring med sagsbehandling, journalisering eller anden administrativ opfølgning i en organisation med faste procedurer og frister – fx fra det offentlige eller en anden reguleret branche
- Har en administrativ uddannelse eller tilsvarende erfaring, fx kontoruddannelse
- Har et solidt kendskab til Office-pakken og let ved at sætte dig ind i nye systemer
- Behersker dansk flydende i skrift og tale og kan begå dig på engelsk, når en international klient ringer
Vi tilbyder
Et job med ansvar fra dag ét og en vigtig rolle i hverdagen på tværs af hele huset. Du bliver en del af et administrationsteam på seks kolleger, der hjælper hinanden og bakker hinanden op, når der er travlt.
Fordi du både sidder i receptionen og arbejder med onboarding af vores sager, får du hurtigt et godt kendskab til hele huset. Du får derfor kolleger på alle niveauer, en varieret arbejdsdag og en arbejdsplads, hvor vi tror på, at godt humør smitter.
Stillingen er på 37 timer om ugen med forventet mødetid kl. 8.00–16.00.
Om dig
HaugaardBraad er et af Aalborgs største advokathuse. Vi kombinerer høj faglighed og dyb specialisering med en stærk holdånd og et tæt samarbejde på tværs. Vi rådgiver erhvervslivet og den offentlige sektor med én klar ambition: At stille vores klienter stærkere.
Hos os går faglighed og fællesskab hånd i hånd. Ekspertise, ordentlighed, ambition, holdånd og vedholdenhed præger vores måde at arbejde på – både med hinanden og med vores klienter. Vi er knap 70 medarbejdere med forskellige fagligheder og perspektiver, men med det samme mål om at levere rådgivning på højt niveau og skabe resultater sammen.
Ansøgning
Lyder det som noget for dig, så send os en ansøgning her via JobIndex senest den 21. september. Vi afvikler samtaler løbende. Har du lyst til vide mere om jobbet, så kan du kontakte administrationschef Peter Nørkjær (+45 6644 4378) eller HR-medarbejder Tinna Lindberg Sørensen (+45 2481 6010).
Vi ser frem til at høre fra dig.
